アパレル業界就職への道VOL.7

2013年03月28日増田恵一(キャリアカウンセラー/文化服装学院キャリア支援室室長)

電話・メール

さて、今回は企業へ電話やメールをするときの注意点をお伝えいたします。
[電話]
(1) 集中できる静かな場所でかけよう
自分の周囲がうるさいことで、相手の声が聞き取れなかったり、逆に相手側にも自分の声が聞き取りにくかったりなどということがないようにしよう。
携帯電話は電波状況を確認すること。
(2)電話をかけるのに適した時間にかける
始業・終業時間間際(30分~1時間前後)、昼休みは避ける。当然、始業時間前や終業時間以降はNG。
目安として午前10:00~12:00 午後13:00~17:00の間に電話をするとよいでしょう。
(3)メモと筆記用具を用意し、こちらから伝えることはまとめておく
電話は、音声でのコミュニケーションなので証拠が残らない。面接の案内など、聞き間違いのないようにメモを取り、要点の復唱確認を行おう。
電話は、「電話料金」と「相手の時間」を使う。簡潔に伝えるために、要点、自分が話す手順、ポイントなどをしっかりと準備しておこう。
手順: [以上をふまえ正確にダイヤルする]
  電話は声の調子、言葉遣い、口調で印象が決まってしまう。暗くてボソボソと話すとマイナス
の印象を与えかねません。普段よりもハキハキと高めの声を出すようにしましょう。
 
  [相手が出たら名前を名乗り、用件と取り次いでほしい相手を告げる]
  挨拶 「おはようございます/こんにちは」
クッション言葉「お忙しいところ恐れ入ります」
自己紹介「私、~と申します」
担当者へ取り次いでもらう「採用ご担当の○○様/採用ご担当の方をお願いいたします」
 
  [相手が出たら再度名前を名乗り、電話の目的(用件)を伝える]
  相手が伝えようとしている用件は復唱で確認。特に間違いやすい「日付」「電話番号」「住所」などをしっかりと確認しましょう。
本人が不在の場合「○○様は何時頃にお戻りでしょうか」→「○時頃にこちらからお電話をさせていただきます」
 
  [お礼を述べて電話をきる]
  電話をきる際は相手が先 「お忙しい中、ありがとうございました。では、失礼します」
[メール]
(1) 件名(Subject)をつける
件名がないメールは読んでもらえない場合がある。採用担当者は、毎日たくさんのメールを受信する。件名を見れば何についてのメールかがすぐにわかるようにしましょう。
(2)書き出し
「○○株式会社 人事部採用課御中」、「○○株式会社 採用ご担当者様」とする。「○○(株)」などと略すのは失礼。
頭語・結語(拝啓、敬具など)や時候の挨拶(○○の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申しあげます、など)は省略してよい。挨拶(こんにちは、など)は必要。
(3)本文
メール文章は字下げしない。1行の文字数は30~40字程度が適切。ファーストメールを送るときは自己紹介をする。
(4)署名
文章の最後に送信者を明確にするための署名(住所、氏名、携帯電話番号、メールアドレスなど)。

サンプル(採用の問い合わせの場合)

タイトル
[その他]
(1) 電話を受ける
自宅固定電話の留守録機能は必需。家族と同居の場合は就職活動状況を知らせておく。 携帯電話でも留守録機能は必需。「非通知拒否設定」も必ず解除しないと次回の面接連絡が来なかった・・・なんてことも平気でおこってしまう。
電話に出たらまずはじめに名前をはっきりと名乗りましょう。
(2)メール返信
返信はクイックに。1日最低1回はメールチェックして、できるだけ間をおかずに返信する。
一度送信したメールは取り消せない。「送信」をクリックする前にもう一度チェック。

次回はいよいよ企業訪問です。

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